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La planificación:
un reto para el futuro
INTRODUCCIÓN:
La Planificación en su sentido más amplio se define como "un
conjunto de acciones encaminadas a alcanzar unos determinados
objetivos a lo largo del tiempo". El proceso planificador
presenta tres componentes básicas: objetivos a alcanzar,
acciones a tomar y control del proceso.
La organización empresarial tiene que plantearse siempre
estimaciones de futuro, metas que quiere alcanzar para poder
poner los medios necesarios y conseguirlo.
El objetivo de la Planificación no va a ser otro que reducir
incertidumbre en la evolución futura de la empresa.
Se pueden articular cuatro etapas necesarias:
1ª Etapa: Fijación de objetivos y establecimiento de las
acciones necesarias para alcanzarlos.
2ª Etapa: Ejecución de las acciones y obtención de resultados.
3ª Etapa: Comparación de los resultados obtenidos con los
presupuestados, analizando las desviaciones.
4ª Etapa: Articulación de acciones correctivas, si fuera
necesario.
Por lo tanto, se trata de un proceso iterativo, que exige una
total coordinación entre quienes planifican y quienes ejecutan
las acciones.
La frase que mejor define la Planificación es: Planificar es más
que hacer planes, es construir el futuro que se necesita. El
gran peligro de la Planificación es mantenerla apartada del
proceso de gestión de la empresa. Hay muchas empresas en las que
quienes planifican están alejados del resto.
Si en una empresa un día se reúne el equipo directivo para
tratar temas importantes y otro día para hablar de la
Planificación, se puede asegurar que algo va mal. Todo lo
importante afecta a la Planificación, la altera y no debe
permanecer al margen.
Las previsiones financieras forman parte del proceso
planificador de la empresa, objetivos y metas para lograr los
resultados deseados a corto y largo plazo. En este proceso
planificador se articulan una serie de documentos basados en
pronósticos a plazos diferentes de tiempo que habitualmente
cubren un horizonte temporal entre un mes (a veces una semana e
incluso días) y varios años ( cuatro o cinco, si bien las
grandes corporaciones llegan a ocho o más).
El proceso planificador debe formar un todo integrado en el
tiempo, aunque cuanto más se aleja el horizonte en el tiempo las
predicciones son más inciertas. El énfasis de la empresa recae
en factores diferentes dependiendo del tiempo :
- En el corto plazo el elemento importante es la liquidez.
- En el largo plazo el factor fundamental es la estructura de la
empresa y su impacto sobre la rentabilidad.
La Planificación se materializa en un plan o conjunto de
previsiones debidamente articuladas, coordinadas e
instrumentadas a través de programas de acción. El plan
financiero no es más que la expresión, desde el ámbito
financiero, del plan de empresa. En realidad, como dice el autor
americano Peter Druker, "los planes no se hacen para que se
cumplan, sino para saber como actuar cuando no se cumplen".
Debemos siempre plantearnos tres tipos de presupuestos:
- Presupuestos a largo plazo o estratégicos cuyo horizonte no
debe ser nunca menor de 3 años. El plazo preciso nunca será
menor que el plazo señalado para la financiación ajena.
- Presupuestos a Corto Plazo. Su horizonte será un año dividido
en meses en donde se tenga en cuenta toda la dinámica de los
diferentes conceptos presupuestarios (la estacionalidad de las
ventas, su cobro, cómo comprar y cuándo pagar, etc.).
- Presupuestos inmediatos u operativos. Es el llamado día a día
y que nos va a ser necesario al pasar de presupuestos mensuales
a quincenales o semanales en el futuro más próximo.
Si aplicamos el proceso con rigor, detectaremos cualquier
desviación que se produzca y tendremos respuestas claras para
poder actuar.
La Planificación fracasa cuando permanece como un proceso
apartado del "día a día" de la gestión, por lo que se deben
implicar todos los departamentos de la empresa. Sólo se asume de
verdad aquello en lo que se participa.
La esencia de la Planificación es analizar las oportunidades y
riesgos que el futuro puede plantear para que en base a su
sustitución, evitarlos; conduciendo a la organización al logro
de sus objetivos de la manera más efectiva posible.
La Planificación es inseparable del control, pero este aspecto
lo analizaremos en otra oportunidad.
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Fuente:
astalaweb.com
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